Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité (la Politique de Confidentialité) vous informe, en votre qualité de client, et tout individu lié à vous (p.ex. vos représentants légaux, vos employés, vos personnes de contacts), des données que nous traitons au cours de notre relation avec vous (ci-après vous) concernant le traitement de vos données personnelles (c.à.d. les données permettant de vous identifier directement ou indirectement) ainsi que vos droits conformément à la Législation sur la Protection des Données

Pour les besoins de la présente Politique de Confidentialité, Législation sur la Protection des Données signifie le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/EC (règlement général sur la protection des données, RGPD) tel qu’il peut être transposé en droit luxembourgeois, modifié, remplacé ou abrogé.

1. QUI EST LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT ET QUI CONTACTER ?

Toutes les données personnelles fournies ou collectées par nous seront traitées (i.e. utilisées, stockées, transmises etc.) conformément à la Politique de Confidentialité par nous, PROWATEC Luxembourg SA., dont le siège social se trouve au 23 rue de la Gare L-9122 Schieren, immatriculée au Registre de Commerce et des Sociétés du Luxembourg sous le numéro B30908 (ci-après nous ou Prowatec) en notre capacité de responsable du traitement, ou par nos fournisseurs de services, tel que décrit cette Politique de Confidentialité, en leur qualité de sous-traitants.

Vous pouvez nous contacter via info@prowatec.lu

2. CATEGORIES DE DONNEES PERSONNELLES QUE NOUS TRAITONS

Dans l’exercice de notre activité, nous pouvons traiter les catégories de données personnelles suivantes :

données d’identification et caractéristiques personnelles (nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.) ;
fonction, formation, qualifications professionnelle et responsabilités ;
information financière (compte bancaire, impayés, carte de payement utilisé, etc.) ;
informations fiscales (p.ex. numéro de TVA ou absence de numéro de TVA) ;
toutes informations concernant vos commandes et demandes pour dûment y répondre ;
toutes informations collectées lors de notre visite dans vos locaux professionnels, lieu d’habitation ou chantier (prise de mesure, dimensions, étude du plan, avancée des travaux, etc.) ;
toutes informations concernant le lieu de livraison du produit (adresse, numéro d’immeuble, interphone etc.) ;
tout document reçu lors du processus de conclusion du contrat ;

3. POUR QUELLES FINALITÉS TRAITONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES

Nous vous informons ci-après sur les finalités et les bases légales du traitement de vos données personnelles :

3.1 Traitement nécessaire à l’exécution du contrat

Nous traitons vos données personnelles afin de respecter nos obligations contractuelles en exécution du contrat conclu avec vous.

Cette finalité inclut également de:

vous accompagner dans le choix du produit le plus adapté à vos besoins ;
créer sur mesure le produit (au besoin) ;
assurer un service après-vente (p.ex. assurer la maintenance; service client) ;
livrer le produit chez vous.

3.2 Traitement nécessaire à la réalisation de notre intérêt légitime

Nous pouvons également traiter vos données pour poursuivre nos intérêts légitimes, ou ceux d’un tiers, notamment pour :

vous conseiller et vous accompagner tout au long de l’exécution du contrat (p.ex. pour vous guider sur l’utilisation de nos produits) ;
si vous êtes une personne physique liée à un de nos clients, nous traiterons vos données pour les besoins d’exécuter notre contrat avec le client auquel vous êtes lié tel que décrit ou point 3.1 ci-dessus ;
conserver un registre de nos relations contractuelles ;
gérer les commandes et assurer la relation client ;
faciliter des futurs achats de nos produits, (p.ex. en s’appuyant sur vos données pour établir rapidement les bons de commande, la livraison du produit, l’envoi et le paiement de la facture etc.) ;
assurer la continuité, la sûreté et la sécurité de nos produits et systèmes en les révisant régulièrement (le cas échéant) ;
pour nous protéger contre des actes frauduleux (y compris sur notre site internet) ;
assurer le suivi de la relation client ;
traiter les plaintes de votre part concernant nos produits ;
améliorer notre gestion et le développement de nos produits ;
vous suggérer et recommander des produits qui pourraient vous intéresser (y compris par courriel) ;
pour l’établissement, l’exercice et la défense de nos droits.

3.3 Traitement sur base du consentement

Dans la mesure où vous nous avez donné votre accord pour le traitement de vos données personnelles, un tel consentement servira de base juridique pour le traitement de ces dernières. Cela inclut le traitement ultérieur et additionnel de vos données personnelles avec votre consentement, pour (par exemple) recevoir nos offres et promotions commerciales ou celles de nos partenaires commerciaux.

Ce consentement peut être retiré à tout moment, sans affecter la légalité du traitement fondé sur le consentement avec le retrait de ce dernier.

4. DIVULGATION DE DONNÉES PERSONNELLES À DES TIERS

Dans le cadre des finalités listées ci-dessus, nous pouvons divulguer les données personnelles aux catégories de destinataires suivants :

les conseillers professionnels de Prowatec (p.ex. avocats, auditeurs, conseillers fiscaux) ;
toute partie qui fournit des services à Prowatec qui impliquent le traitement de données tels que des services informatiques, d’administration des salaires, d’assurance ou de santé, ainsi que l’externalisation de certains services en exécution d’un contrat de sous-traitance ;
les fournisseurs et autres contacts professionnels, actuels ou potentiels, dans le cours normal des activités de Prowatec ;
toute administration compétente, autorité réglementaire ou autres parties tel que requis par la loi.

5. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNEES ?

Nous conservons vos données tant que nous sommes dans une relation contractuelle ou commerciale avec vous, y compris pendant la phase de préparation et signature du contrat.

En outre, nous sommes soumis à diverses obligations de conservation et de documentation, découlant notamment du Code de commerce. La période de conservation prévue par le Code de commerce est de 10 ans après la clôture de l’exercice financier auquel se rapportent les documents pertinents contenant vos données personnelles. Les données qui ne sont pas requises pour respecter des obligations mais pour faire valoir ou défendre les droits de Prowatec seront conservées pour le délai de prescription applicable (qui est généralement de 10 ans).

Prowatec s’engage à supprimer ou anonymiser les données personnelles après expiration de la période de rétention décrite ci-dessus.

6. SECURITE DES DONNÉES ET TRANSFERT DES DONNEES

Prowatec met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées conçues pour protéger vos données personnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée, l’accès non autorisé, et d’autres formes de traitement illégales ou non autorisées, conformément à la loi applicable.

7. AVEZ-VOUS L’OBLIGATION DE FOURNIR VOS DONNEES PERSONNELLES?

Les données nécessaires pour la formation et/ou l’exécution du contrat, et nécessaires à Prowatec pour respecter ses obligations légales, sont obligatoires (p.ex. données d’identification, numéro TVA, etc.).

Sans la fourniture de ces données, nous ne sommes pas en mesure de conclure ou de continuer l’exécution du contrat.

8. QUELS SONT VOS DROITS SUR VOS DONNEES PERSONNELLES ?

8.1 Droit de rectification, accès et destruction

Vous pouvez demander à obtenir sans frais, dans des délais raisonnables, et en temps opportun, la communication de vos données personnelles en cours de traitement, ainsi que toutes les informations sur l’origine de ces données.

Vous avez également le droit de rectifier vos données personnelles que nous détenons sur vous et qui sont inexactes.

Dans les cas où (i) l’exactitude des données personnelles est contestée, (ii) le traitement est illégal, ou (iii) si vous vous êtes opposé au traitement de vos données personnelles, vous pouvez demander la restriction du traitement de ces données personnelles. Cela signifie que les données personnelles, à l’exception du stockage, ne seront traitées qu’avec ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits, pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ou pour des raisons d’intérêt public important de l’Union Européenne ou d’un État membre de l’UE. Dans le cas où un traitement est restreint, vous serez informé avant la levée de la restriction du traitement.

Vous pouvez demander la suppression des données personnelles vous concernant, ce dans les meilleurs délais, lorsque l’utilisation ou le traitement de ces données personnelles n’est plus nécessaire aux fins décrites ci-dessus, et notamment lorsque le consentement relatif à un traitement spécifique a été retiré ou lorsque le traitement n’est pas ou plus légal pour d’autres raisons.

8.2 Droit d’objecter au traitement de vos données

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, qui est justifié par notre intérêt légitime ou celui d’un tiers. Dans un tel cas, nous ne traiterons plus vos données personnelles à moins que nous ayons des motifs légitimes et impérieux pour ce traitement qui outrepassent vos intérêts, vos droits et vos libertés, ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense de revendications légales.

Votre droit d’opposition n’est lié à aucune formalité.

8.3 Droit de retirer votre consentement

Si le traitement des données est basé sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la légalité du traitement basé sur le consentement avant son retrait. Ceci vaut également pour tout consentement donné avant l’entrée en vigueur du RGPD le 25 mai 2018. Le retrait n’affecte que le traitement ultérieur.

8.4 Droit de récupérer vos données

Lorsque le traitement de vos données est basé sur le consentement ou l’exécution d’un contrat avec vous, vous avez également le droit de récupérer les données et les informations que vous nous avez fournies – cela signifie que vous pouvez obtenir une copie de vos données dans un format afin que vous puissiez le gérer et le transmettre à un autre responsable de traitement.

8.5 Droit de déposer une réclamation

Dans le cas où vous souhaiteriez déposer une plainte sur la façon dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en premier lieu à l’adresse e-mail indiquée ci-dessus.

Nous nous efforcerons de traiter votre demande dans les meilleurs délais, ce sans préjudice de votre droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données luxembourgeoise (la Commission nationale pour la protection des données) ou d’une autre autorité européenne de protection des données (par exemple dans votre pays de résidence) dans le cas où vous auriez des doutes sur le traitement de vos données personnelles.

9. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique de Confidentialité de temps en temps pour nous assurer que vous êtes pleinement informé de toutes les activités de traitement, et de notre conformité à la législation applicable en matière de protection des données.

Isabelle WINAND
Administratrice-déléguée de Prowatec
Tel: +352 33 29 14 1
E-mail: info@prowatec.lu